Privacybeleid

HFS Freelancers B.V.

Ingangsdatum: 1 december 2025

Versie: 2.0

1. Inleiding

HFS Freelancers B.V. (hierna: "HFS" of "wij") hecht grote waarde aan de zorgvuldige en veilige verwerking van uw persoonsgegevens. Dit privacybeleid is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens van klanten, leveranciers, sollicitanten, bezoekers van onze website en overige relaties, en beschrijft op transparante wijze welke gegevens wij verzamelen, voor welke doeleinden wij deze verwerken, op welke grondslagen dit geschiedt en welke rechten u als betrokkene heeft. Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de Uitvoeringswet AVG (UAVG) en de Telecommunicatiewet.

2. Gegevens van de verwerkingsverantwoordelijke

• Naam onderneming: HFS Freelancers B.V.
• Vestigingsadres: Witteweg 62, 1431 GZ Aalsmeer
• E-mailadres: info@hfsfreelancers.nl
• Telefoonnummer: 085 060 6814
• KvK-nummer: 90812522

Functionaris Gegevensbescherming (FG):

• Naam: Dylan van de Kar
• E-mailadres: dylan@hfsfreelancers.nl
• Telefoonnummer: 085 060 6814

3. Categorieën persoonsgegevens

Afhankelijk van uw relatie tot HFS, kunnen wij onder meer de volgende categorieën van persoonsgegevens verwerken:

• Identificatiegegevens: naam, adres, woonplaats, geboortedatum, nationaliteit.
• Contactgegevens: telefoonnummer, e-mailadres.
• Burgerservicenummer (BSN), indien wettelijk vereist.
• Gegevens met betrekking tot uw dienstverband, functie of opdracht.
• Financiële gegevens: bankrekeningnummer, factuurgegevens, betalingsgeschiedenis.
• Inloggegevens en gebruikersprofielen.
• Technische gegevens: IP-adres, browsertype, apparaatkenmerken.
• Cookie- en trackinggegevens (zie artikel 11).

4. Doeleinden en rechtsgrondslagen van de verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. Per doeleinde is hieronder de bijbehorende rechtsgrond vermeld:

• Uitvoering van overeenkomsten en levering van diensten – Noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG).
• Klant- en leveranciersadministratie – Wettelijke verplichting / gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub c/f AVG).
• Loonadministratie en fiscale verplichtingen – Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG).
• Verzenden van nieuwsbrieven en marketingcommunicatie – Toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG).
• Werving en selectie van personeel – Toestemming / gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub a/f AVG).
• Beveiliging van systemen, fraude- en misbruikpreventie – Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG).

5. Bijzondere en gevoelige persoonsgegevens

Indien wij uw BSN verwerken, geschiedt dit uitsluitend op basis van een wettelijke verplichting, zoals neergelegd in de Wet op de loonbelasting en de Wet op de identificatieplicht. Voor deze verwerking hanteren wij strikte beveiligingsmaatregelen, waaronder encryptie, beperkte toegangsrechten en logging.

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor zij zijn verzameld, met inachtneming van de wettelijke bewaartermijnen:

• Financiële en fiscale gegevens: 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
• Klantgegevens: maximaal 2 jaar na het laatste contactmoment.
• Sollicitatiegegevens: maximaal 4 weken na afronding van de sollicitatieprocedure, tenzij u expliciete toestemming hebt gegeven voor een bewaartermijn van 1 jaar.
• Marketinggegevens: tot het moment waarop u uw toestemming intrekt.

7. Verstrekking aan derden

Wij verstrekken persoonsgegevens uitsluitend aan derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze overeenkomst, ter voldoening aan een wettelijke verplichting of indien u daarvoor expliciete toestemming heeft gegeven. Indien persoonsgegevens worden doorgegeven naar landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), zorgen wij voor passende waarborgen, zoals door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) of een adequaatheidsbesluit.

8. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Indien wij gebruikmaken van geautomatiseerde besluitvorming, waaronder profilering in de zin van artikel 22 AVG, informeren wij u vooraf over de onderliggende logica, het belang en de mogelijke gevolgen van deze verwerking. Momenteel maakt HFS geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming die juridische gevolgen heeft of u anderszins in aanmerkelijke mate treft.

9. Rechten van betrokkenen

U heeft te allen tijde de volgende rechten:

• Recht op inzage in uw persoonsgegevens.
• Recht op rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens.
• Recht op verwijdering van persoonsgegevens ("recht op vergetelheid").
• Recht op beperking van de verwerking.
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens (dataportabiliteit).
• Recht om bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang of voor direct marketing.
• Recht om uw toestemming in te trekken (zonder terugwerkende kracht).

Verzoeken tot uitoefening van deze rechten kunt u indienen via privacy@hfsbv.nl. Wij reageren uiterlijk binnen één maand na ontvangst van uw verzoek, behoudens verlenging conform artikel 12 AVG.

10. Beveiliging van persoonsgegevens

HFS heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang of enige vorm van onrechtmatige verwerking, waaronder:

• Encryptie van data tijdens opslag en verzending.
• Twee-factor-authenticatie voor toegangsbeveiliging.
• Periodieke penetratietesten en beveiligingsaudits.
• Strikte autorisatieprocedures en logging.

11. Cookiebeleid

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën. Deze cookies kunnen functioneel, analytisch of marketinggericht zijn.

• Functionele cookies – noodzakelijk voor het correct functioneren van de website.
• Analytische cookies – om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website (via Google Analytics).
• Marketingcookies – voor gepersonaliseerde advertenties en remarketing.

Overzicht gebruikte cookies:

U kunt uw cookievoorkeuren beheren en wijzigen via ons cookiemanagementsysteem (Cookiebot). Toestemming kan op elk moment worden ingetrokken.

12. Wijzigingen

HFS behoudt zich het recht voor om dit privacybeleid en cookieverklaring te allen tijde te wijzigen. De meest actuele versie wordt gepubliceerd op onze website en voorzien van een datumstempel.